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大话ERP利用盘点功能有助提高库存准确性
更新时间:2011-08-27
如何保证库存数量及时、准确,是困扰企业管理者,特别是仓库管理员的一个问题。因为,库存的准确性对于企业安排生产计划、采购计划非常重要,一不小心,就可能因为库存数量不准,导致生产线无料生产、仓库无料可出、销售无料可卖的三无境地。

  虽然说,库存数量主要依靠管理,但是,ERP系统仍然设计了一些比较实用的管理工具,来帮助企业用户提高库存的准确性。库存盘点,就是一项非常实用的功能。企业定时对库存进行盘点是必须的,一般企业,可能半年盘点一次,也可能一年盘点一次。但是,无论盘点频率是多少,我们都知道盘点是一项大工作,而且,对于企业正常生产的影响也很大。接下去,我就带大家去看看,ERP系统如何帮助企业用户做好库存盘点工作,保障库存数据的准确。

  一、 循环盘点,帮助用户切蛋糕。

  循环盘点就像分吃一块大蛋糕,若要一口吃完,可能有点累。但是,若把蛋糕切成一小块一小块地吃,今天吃一块,明天吃一块,那就不会累。它是把企业的库存产品按种类或随机分成几类,一次只盘点一类,如此循环下去。循环盘点虽不能减轻盘点工作量,但是,可以把盘点工作量进行分解。如,企业若要盘点整个仓库的库存,可能需要二天的时间,但是,利用循环盘点,则可把工作量变为4个半天,如此,就可把对于企业正常生产经营的影响降至最少。

  循环盘点,现在在企业中利用也是比较广泛的。如有时候企业生产任务比较急,但是又到了盘点的时候,生产是不能停止的,此时,就可以利用循环盘点。每周或每个月、每个季度对于某些零件进行盘点,如此,经过一段时间后,就可以盘点完全的不库存,实现库存的准确性。

  对于一些价值比较高的产品,可能半年盘点一次还不够,需要半个月盘点一次。而每次盘点前的资料准备、盘点后的帐务处理就非常麻烦。利用ERP的循环盘点功能,这些都不成问题。盘点要用的相关资料及盘点后的帐目调整,ERP都可以帮助用户解决。用户只需要简单的点几下鼠标即可。

  循环盘点的注意事项:

  1、循环盘点既可以按类进行循环,也可以让系统自动帮助分类。不管类别怎么分、循环频率怎么设,需要注意一点,就是不要有所遗漏。若分类时遗漏了某些材料,则无法对这些材料进行盘点,所以,无法对于这些材料的库存数量的准确性做出保障。

  2、循环盘点的频率。频率多少,一个星期一次还是一个月一次,都可以由企业根据实际情况来定。不过,要注意一点,就是最好根据材料的重要性等因素来设置循环频率。如对于一些滞料或者低值易耗品若按每个月一次的循环频率,就显得有点小题大做了;而对于一些价值高材料或者经常用到的材料,若一年盘点一次,就又太不重视它了。所以,企业要根据材料的性质、对企业的影响程度等因素,考虑盘点的频率。

  3、一年一次的大盘点不可少。虽然在平时,对材料进行循环盘点。可能一年内,对有些材料的盘点还不止一次。但是,在年末,本人认为,一年一次的大盘点还是不可少。在循环盘点的时候,可以不考虑在产品、不考虑车间材料,但在一年一次大盘点时,公司还是要停止生产,对公司上下,全部资产,包括库存存货及固定资产,都进行盘点。因为循环盘点一般都不关注车间的东西,如已经领出去的材料或者在产品,所以,为了保证库存数据的准确性,大盘点是必须的。

  4、在循环盘点的过程中,ERP系统为了保证盘点数据的准确性,会对盘点的材料锁定处理。也就是说,在盘点没有结束以前,今天要盘点的料在 ERP系统中是不能交易的。而在实际中,也最好如此处理。如可以对实现需要盘点的料,进行标记,以示区别。但是,有时候,确实需要用到这种料。若现在生产不领料,则会影响生产完工日期,销售订单无法交货。遇到这种情况时,一般可以在领出去的材料上,打张白条,写上领料数量。不过,这只是不得已而为之的方法,最好不要用。

  二、 不定时抽盘。

  有时候,出于某种需要,会对企业的库存材料进行抽盘。如会计事务所有时候在审查企业帐目时,会对企业的材料进行抽盘;集团公司也可能不定时地对底下各公司的库存进行抽盘;公司也可能要对设立在外面的门市部、销售柜台进行不定时抽盘。

  抽盘没有固定的时间和规律,最重要的是如何确定抽盘的产品,这一般也是根据材料的性质来确定。若对一些辅助材料进行抽盘,那就没有必要;固定资产、机器设备等一般也没有抽盘的必要。所以,利用ERP的抽盘功能进行抽盘管理时,首先要设置好抽盘的“抽奖池”。不是每种材料都有这么好的待遇,只有在抽奖池里的材料,才有被选中的可能。若采用ERP系统自带的随机抽选抽盘材料时,只要用户输入要抽盘材料的数量,ERP系统就可以帮助用户随机地抽选材料,而这些材料的来源,当然是来自于这个抽奖池。若是用户自己选择,则在抽盘单上能够显示的产品,也都是一些在抽奖池里的产品。

  另外,ERP还提供了一个小功能。就是提醒用户,抽盘的材料中,要不要包含库存数量为零的材料。也就是说,ERP帐上若库存数量为零的产品,是不是在抽盘的范围之内。一般默认的情况,是不用的。因为库存都没有实物,也就没有盘点的必要。但有时,帐可能跟实际不符。帐上虽然没有,但是,可能库存里有,有可能这还是他们的小金库。所以,企业可以根据自己的需求考虑是否要把帐上没有数量的产品也考虑到盘点的范围之内。

  三、 企业管理实务要配合ERP作业。

  ERP盘点功能设计的再好,若没有用户的积极配合,那也是没有用的。虽然,ERP库存盘点功能要想利用得好,还是需要用户配合的。

  1、盘点时期业务的处理。无论是抽盘、循环盘点还是一年一次的大盘点,在盘点过程中,对于盘点的物料最好不要进行交易。若确实发生交易该怎么办呢?我们要采取一些变通的方法。如我们已经通知供应商今天要盘点,叫他们今天不要送货来。可是人家还是千里迢迢送材料过来,该怎么办呢?我们可以在系统中照样开单,但是不要审核。若不开单,事后可能漏掉,而不审核,就不会影响库存数量。不过,要把日期改为明天的日期。而实物呢,也不要放入仓库中,最好先在仓库门旁边放一放。等盘点结束后,入库单再审核,实物再拉入仓库中。

  2、盘点数据的及时录入。盘点完成后,用户还需要核对盘点数量跟库存帐数量是否相符,若不符合,就需要调整库存数量,在有必要的时候,还需要进行复盘。核对、调整的工作量可能会比较大。但是,虽然工作量大、时间可能要比较久,但是为了能够使得ERP能够尽快恢复正常作业,我们还是要要求用户能够在最短时间内完成核对、数量调整作业。一般,我们可以根据产品的类别等生成多张盘点单据,如此,在盘点完成后,进行数量核对时,可以把盘点单据分发给各个部门的人员,每个人负责一份资料,进行核对与调整。一次,我对一家客户盘点进行现场指导时,其物料总共有数万种,在数量核对时,客户一共安排了20个人左右核对数据,每个人核对500种左右,两个小时左右,就可完工。所以,人多力量大。

  3、在盘点后,若对某项材料的数量有争议,若时间不允许,就先不要去现场核对。先把该材料的数据按盘点数量进行调整。然后,等第二天再对一些有争议的材料进行复盘,若有误差,再通过成本调整单等单据进行调整。

  4、盘盈盘亏的材料根据原因不同在财务处理上有不同的处理方式。如因自然灾害等非正常原因造成的材料盘亏,在财务上是计入营业外支出,而对于计量差错等原因造成的帐实不符,一般是通过管理费用来进行核算的。所以,财务在进行成本调整的时候,要根据情况的不同,进行合适的选择。

  5、盘点后续工作要及时处理。盘点数量进行调整完毕后,还需要进行成本的调整。如某项材料在帐上的数量为10000套,其库存成本为100。盘点后的数量为9900套,少了100套。那次是库存成本应该为多少呢?企业就要根据自己的处理规则,进行成本的调整。而这些调整工作,ERP系统可以根据用户的事先设置进行自动的处理并得出会计分录。虽然说是自动的,但是用户还是需要去动动鼠标,进行成本调整祖业的审核等工作。

  6、盘点时机的选择。那盘点最好什么时候进行呢?这跟企业手工盘点是一致的。以前公司想什么时候盘点,就什么时候盘点。不过,我一般是建议用户在期末进行盘点。如此,财务上处理起来也比较方便。

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