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软件中的合同管理方式
更新时间:2012-12-10
一、当事人的名称或者姓名和住所;
二、标的;
三、数量;
四、质量;
五、价款或者报酬;
六、履行期限、地点和方式;
七、违约责任;
八、解决争议的方法。
那么合同管理的需求就是针对以上要件的管理,要求在ERP系统中能够体现对以上要件的约束。 以以上要件为基础,结合构成产品的直接材料的采购,我来描述一下在ERP系统中该如何实现合同管理:

一、当事人的名称或者姓名和住所:合同的甲方就是企业,乙方是企业的供方,那么相应的资料都应该在基供方档案中维护
二、标的:所购买的直接原材料在企业中都有物料编码,而且按照ISO9000和TS16949的要求,供方供应产品是需要批准的,也就是说:应该是指定的供方才能供应指定的产品。严格的讲,供方批准应该在合同之前的。在系统中应该有一个供方与产品对应的表格,这个表格中明细的添加是要有权限控制的,并且成为签订合同的基础。
三、数量:一般来说,数量的约定基本上有两种形式,一是预计总体需求数量,按照采购订单实际下达时要求的时间数量分批交货,也有叫开口合同的;二是合同数量、时间与采购订单完全一致,也有叫闭口合同的。两种方式都是以采购订单为依据时间对数量的管理。
四、质量: 参考通用标准,或者甲乙双方签订的技术标准和质量协议,在ERP系统中应该把其标准号码维护进去。
五、价款或者报酬:ERP系统中的应付账款模块,应该支持自定义支付方式,一旦符合条件,则产生支付凭证,可以从很大程度上可以削弱认为因素,减少采购腐败的机会。
六、履行期限、地点和方式: 履行期限应该在供方与产品对应的明细表中维护,地点一般是在甲方指定的地点,方式是一些附加条件,能明确规定的不多,比如包装方式,部分ERP软件是可以支持的。
七、违约责任:ERP系统基本上不支持。
八、解决争议的方法: 一般是先调解,不成再到甲方所在地法院, ERP系统基本上不支持。
从上面的描述可以看出,一个合同所包含的要件,除了一些ERP系统不支持的,都分散在其他模块。也就是说,对合同的管理,是通过在其他模块的规范操作来体现的;换句话说,如果想对合同进行管理,也不是不可以 ,但是合同管理与其他模块之间应该有一个要件自动转换为其他模块约束条件的功能,否则在管理上就重复了,没有任何意义。
销售合同管理与采购销售管理是类似的。不同的是固定资产等非标类产品合同管理,因为使用的不是物料编码,所以在标的的规范上比较麻烦。不过固定资产可以采用固定资产管理模块来协助解决这个问题,但是合同管理的很多需求未必能在现有的ERP系统中实现。

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