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轻松解决企业管理的库存问题
更新时间:2012-04-17
存货是企业在经营过程中为销售或生产耗用而储备的资产,包括库存中、加工中和在途的各种原材料、燃料、包装物、产成品以及发出商品等。企业为了保证生产经营过程的连续性,必须有计划地购入、耗用和销售存货。存货流转过程中,原材料和产成品占了相当大的比例。

库存(Inventory)的成本在企业总成本当中占了相当大的比例,因此作为企业物流的关键问题之一,库存的管理和控制在企业运作中扮演了重要的角色。从市场营销的角度来看,存货作为企业物流的重要成分,其成本降低的潜力比任何市场营销环节都大得多,如企业物流成本占营销成本的50%,其中存货费用大约要占35%,而物流成本又会占产品全部成本的30%~50%。在美国,直接劳动成本不足生产成本的10%,并且还在不断下降,全部生产过程只有 5%的时间用于加工制造,余下的95%时间都用于储存和运输。物流战略要以尽可能低的金融资产维持存货。存货管理的基本目的是,要在对顾客承担义务的同时实现最大限度的流通量。

传统的库存管理希望解决的基本问题是:何时订货和定多少货,旨在“保障供应而储备量最小”;而现代的库存管理关注的重点则增添了在“哪里存货、存什么货、货物种类及仓库如何搭配”等新内容,其根本目标是谋求“通过适量的库存达到合理的供应,使得总成本最低”。现代企业运作对库存管理提出了更高的要求,管理者必须保证企业物料的供应和产品的分配像流水线一样顺畅,使库存周转迅速。

传统企业库存管理存在的问题难于适应现代库存管理的新特点

企业经营环境的变化对业务运作产生了极大影响,随之,库存管理也呈现出许多新特点:

产品系列化、多样化导致库存水平的上升

这主要是客户对产品个性化需求的日益强烈而造成的。过去企业产品单一,根据预计的销售量,即可确定相应的周转库存和保险库存。如今,随着用户对个性化产品需求的增强,企业产品花色品种增加,为每种产品保持库存将导致企业总库存大大上升。

存货形式的多样化加大了库存管理的难度

在传统的客户/供应商的交易中,当库存物理流动的同时,所有权也随之变动。但当今被普遍采用的一种新型存货方式是寄售(Consignment)库存:一种情况是,客户(生产企业)请供应商在自己方便的位置库存物料,既可确保原材料、零部件等物料的及时供应,又了大大减少了物料库存资金占用,保证JIT供应的落实;另一种情况是,生产商在客户(分销商、零售商)所在的地方资源库存放产品或备件,既提高了响应速度,又有利于企业节省在产品库存方面仓库建设的投资和日常仓储管理的投入。

利用寄售库存,客户力求把维护库存的财政负担转嫁给上游供应商,而仍将保持同样的安全库存,即实际上供应商“拥有”库存,直到客户在生产中使用它或再出售它。这种新型存货方式被用于物料的安排,通过与合作伙伴的协作,提高了整个供应链的响应速度。

现代企业并存着标准库存、寄售库存、消费品等多种存货方式,大大增加了库存管理的难度。

灵活的库存管理机制增加了库存管理的复杂性

库存系统是企业系统的一部分,库存成本管理的目标应该受到企业总目标的制约。因此,库存并非最小对于整个企业来说是优化的,如果适当增加部分库存能够减少其他形式的成本,且其节约额超过了库存成本的增加额,那么企业应该选择增加库存。因此,究竟何时增加、增加多少、增加什么,加大了库存管理的复杂性

由于传统企业IT技术应用水平低、管理模式落后,库存管理未能实现高度自动化、相关业务间的集成和信息共享,主要存在以下问题:

库存常常与生产、销售、采购、财务、仓储、质检等功能分离;

库存信息处理速度低而且易出错,对外部市场存货供应和产成品需求变化反应迟钝,不能随时了解各种货物确切的库存数量,导致库存管理不善,影响了企业销售和正常生产的连续性;

为了快速响应客户的要求,企业经常需要保持高库存水平;

价值流难以实现与物流的同步管理(手工管理时,财务账和库存账是独立的两本账);

难于管理多种形式的存货(如寄售库存);缺乏监视在途物料、库存物料转储的能力;难以有效进行收货管理(库存、转走、质检、冻结)。用IT技术解决企业的库存管理问题

除了传统的经济订货批量(EOP)模型、不确定条件下的EOP模型、固定订货周期法等库存管理方法外,IT的应用催生了一些新型库存管理方法,包括物料需求计划(MRP)、制造资源计划(MRPⅡ)、分销资源计划(DRP)、企业资源计划(ERP)等,它们能够可以指明现在、未来某时材料、零部件、产成品的库存水平,体现了良好的基于顾客细分化、产品要求、运输一体化、时间要求以及竞争表现的存货管理政策。IT技术通过一些几个方面解决库存管理问题。

设置科学的库存管理流程

存货的种类不同,所涉及的业务环节及它们所组成的业务流程也各有差异。一般而言,存货业务包括到货处理、保管和发放三个主要部分。通畅的业务流程是保障高效库存管理的基础,应具备优化、无冗余、并行作业的基本属性,如图1是一个简化的库存管理流程。

搭建科学的组织结构

科学的组织结构确保了业务流程的高效执行,明确了工厂(Plants)、存储区域(Storage Locations)、仓库编码(Warehouse Numbers)、仓储种类(Storage Types)以及仓储箱(Storage Bins)之间的合理关系(如图2所示)。

进行物料代码化管理

物料(包括原材料和产品)种类繁多,在库存管理过程中极易发生混乱的问题。IT技术与层次编码技术的结合为物料的高效管理提供了可能。这种编码技术将所有存货按照层次和类别进行编码的唯一形管理,编码的组成部分包括存货的型号、规格、尺寸等内容。它具有易读和易记的特点,使得管理者只需知道货物的编码,就可以了解该物料的所有信息,以便在每日的烦杂管理中,保持规范、有序的状态。

采取先进的库存管理机制

采用IT技术可以对不同类别的物料进行区别管理:

对于标准物料的管理,在收发作业时物流和价值流实施同步管理(如图3所示),而跟踪每种物料的数量和价值。

对于物料的转储问题,IT技术可以实现多场所(仓库、生产点和分销中心)的库存管理,自动计划物料从一个场所(工厂)转储到另一个工厂,监控这些转储状态,并进行相关的会计事务的过帐。

而对于特殊的消耗性物料,价值不在库存系统中跟踪,即当接到物料时,消费品直接过帐到工作和成本中心。

对于寄售库存这种新的管理模式,将采购物料提议的供应计划转换为与供应商之间的业务安排,工作流包括:

从供应商那里接收发运通知;

接受物料,放到“特殊库存”的寄售仓库;

从寄售仓库将物料发给生产订单或维护订单;

从寄售库存转储为普通的公司库存;

物料发出时供应商自动发票处理过程开始。

与相关模块集成

在ERP系统中,库存管理是物料管理模块的一部分,它与整个物流系统集成,包括采购、销售、财务等部门,即:根据物料需求计划(MRP)所确定的物料需求,进行物料的外部或内部采购;到货进入库存管理系统进行管理;尔后,或把物料销售给客户(由销售模块进行管理),或发送到制造系统(由生产模块管理)。

现在有不少小企业已经开始采用更简单的管理办法,因为这样做的成本与效益比将更合理。那就是用集成软件化、互联网化的手段来管理库存,从而更好地协调与生产环节、销售环节的沟通,从而减少库存的风险,目前在市场上管理库存 的软件很多,其中在线进销存及KIS 仓存版在业内受到普遍的好评,各位可以考虑比较选择。



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